Fra gli obbiettivi che ci si prefigge è certamente indispensabile perseguire efficienza e rapidità nella ricerca dell’informazione, senza però stravolgere le abitudini o le procedure aziendali, poichè, anche se apparentemente limitati, i cambiamenti influiscono spesso pesantemente sui costi di addestramento del personale. Inoltre è necessario poter distribuire l’intero patrimonio documentale senza doverlo rielaborare o dover apportare particolari variazioni o formati; variazioni che vanno considerate non solo in termini di elaborazione del documento, ma anche di disponibilità di editor o programmi e di addestramento del personale, che si deve riabituare ad usufruire delle nuove tecnologie. Nell’applicare una procedura di gestione dell’archivio, oltre ai vantaggi intrinseci nella stessa, bisogna considerare una serie di possibilità integrative, che oltre a velocizzare le procedure, migliorano la qualità ed il flusso di verifica dei documenti stessi.
- Il primo dei vantaggi è che le anagrafiche, le procedure e le librerie, che sono d’interesse generale, vengono in questo modo create o modificate una sola volta ed univocamente.
- Un altro vantaggio di elementare comprensione è la fruibilità in tempo reale di informazioni aggiornate; ovviamente distribuite tramite appropriati privilegi di accesso: gestione offerte e vendite; contabilità e contabilità industriale; documentazione tecnica e commerciale; procedure di addestramento e didattica; prove e certificazioni; ecc…
- Infine le nuove forme di distribuzione consentono di migliorare controlli e qualità tramite: sistemi di messaggistica integrata con la posta elettronica; scadenziari attivabili dall’iter di archiviazione; programmazione della coda di aggiornamento e schedulazione degli eventi (tramite log e report registrati automaticamente); monitoraggio date di creazione e modifica; firma digitale e/o marcatura dei documenti; pop-up con note o appunti in fase di gestione dei documenti, per un’istruzione contemporanea e contestuale alla procedura.
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